M
M
Neways Advanced Applications
      
Strategisch en creatief: de NPI-Buyer.
Nanda Vonk
Key Account Manager Healthcare
Neways Advanced Applications
      
Strategisch en creatief: de NPI-Buyer.
Nanda Vonk
Key Account Manager Healthcare
Neways is steeds vaker intensief betrokken bij de ontwerpfase van de producten die het bedrijf produceert. De inkooporganisatie onderteunt deze betrokkenheid praktisch en strategisch. Bijvoorbeeld via de functie van NPI Buyer. Nanda Vonk, Key Account Manager Healthcare bij Neways Advanced Applications, was tot 2016 NPI Buyer en vertelt over deze functie, en de inkooporganisatie van Neways.
Een NPI Buyer (New Product Introduction) is bij grotere projecten de coördinator van alle aspecten van de Supply Chain (aan de inkoopzijde) en vertaalt marktsignalen over toekomstige productontwikkelingen naar de interne inkooporganisatie. Hierdoor kunnen Neways en NAA zich onderscheiden door het in een vroeg stadium aanbieden van Supply-Chainoplossingen voor nieuwe technologische ontwikkelingen.
“Het is een proces waar we in gegroeid zijn," zegt Nanda Vonk. “We zijn van reactief naar proactief gegaan. Voorheen kregen we als inkooporganisatie een lijst met componenten die we moesten gaan zoeken in de wereld, want twee weken later begon het produceren. Dat landschap is veranderd. Een NPI-buyer houdt zich minder bezig met de beschikbaarheid van materialen. De taak is nu om te ontdekken waar klanten over twee jaar willen staan.”
De inkooporganisatie bij Neways omvat elementen op het niveau van de Neways Holding en op het niveau van de werkmaatschappijen en heeft veel kenmerken van een Matrixorganisatie.
Op de afdeling Operationele Inkoop bij een werkmaatschappij worden bestellingen voor componenten geplaatst op basis van de productieorders. Het gaat hier om 'ingeregelde' componenten met vaste leveranciers waarbij zaken als leveringstermijnen en voorwaarden zijn vastgelegd in het BAAN-systeem. Wijzigingen in de productie-forecasts (herplanningen), voorraadverschillen en leveringsproblemen worden hier indien mogelijk direct opgelost.
De afdeling Initiële Inkoop is het domein van de Commodity Buyers die ieder voor een bepaalde groep artikelen onderhandelen met leveranciers en daarnaast contracten en leveringsafspraken over nieuwe artikelen invoeren in het BAAN-systeem. Voorbeelden van zulke commodities (artikelgroepen) zijn PCB's, mechanica, componenten (die op een PCB worden geplaatst, zoals microchips) en NPR (Non Product Related). “Onze mechanica-inkoper werkt daar al heel lang. Hij weet bijvoorbeeld alles over anodiseren en hoeveel tijd er over het lakken van metalen moet gaan. Daar zoeken we dan ook mensen voor die echt een technische opleiding hebben voltooid. Je moet kunnen sparren met zowel een leverancier als onze eigen Engineers,” licht Nanda Vonk toe. “Een Commodity Buyer zal bij de inkoop van nieuwe producten ook moeten anticiperen op capaciteitsproblemen van leveranciers. Er zit een capaciteit op zo'n fabriek. De Commodity Buyer is verantwoordelijk voor de 'mix': voor een goede balans in leveranciers en daardoor ook in de prijsstelling.”
Ook de inkopers uit de klantenteams (Customer Focus Teams) horen bij de afdeling Initiële Inkoop. Nanda Vonk vervulde de functie van NPI Buyer in het CFT-team Semicon, met klanten uit de halfgeleiderindustrie. Ze werkte samen met een Initiële inkoper, gespecialiseerd in de componentenmarkt voor Semicon. “Die kent de markt. Die heeft de contacten en weet precies welke componenten de beste combinatie van beschikbaarheid en leveringsbetrouwbaarheid hebben.”
Een NPI Buyer houdt zich bezig met Early Supplier Involvement bij de grotere NPI-projecten. Neways Technologies (NT) is hierbij vaak de partner van de klant bij de productontwikkeling. Een NPI Buyer is vanaf de start bij deze projecten betrokken en is daarbij de coördinator tussen de Supply-Chainvereisten van de klant, de technische wensen van de productontwikkelaars bij Neways Technologies en de leveranciers- en marktkennis van de Initiële Commodity Buyers. Daarnaast is hij/zij verantwoordelijk voor het signaleren van ontwikkelingen in de techniek, op de markt en bij de klant en de vertaling daarvan naar het beleid van de inkooporganisatie. “Zodat we zorgen dat we daarvoor klaar zijn en voorop kunnen lopen. NPI Buyers zorgen ervoor dat zij de juiste informatie krijgen die de Commodity Buyers nodig hebben. Bijvoorbeeld van de Engineers van NT. Zij horen het, zij komen bij onze klanten over de vloer en vangen die informatie op. Ook ons eigen Sales team verschaft hun informatie, bijvoorbeeld over een nieuwe inkoopstrategie van een klant. Ze zijn generalisten – ze coördineren en het is hun taak om de juiste mensen bij elkaar te brengen.”
Dan ga je kijken wie je kan helpen. Heb jij de beste relatie met die leverancier? Ken jij de markt het beste? Of ken je iemand die dat beter kan?
 Nanda Vonk
Het proces van integratie van de werkmaatschappijen van Neways vindt ook plaats op inkoopgebied. Op holdingniveau coördineren de Category Managers onder leiding van een Purchasing Director de contracting met leveranciers, in samenwerking met de Commodity Buyers van de werkmaatschappijen (de categories en commodities omvatten daarbij vrijwel dezelfde leveranciersindeling). Nieuwe contracten met leveranciers worden daarbij uitsluitend nog Neways-breed aangegaan. De Category Managers signaleren daarnaast ontwikkelingen in hun marktsegment en zijn ook betrokken bij het begeleiden van de Supplier Account Managers (SAM's). “Nu maak ik het nog een stap ingewikkelder,” lacht Nanda Vonk. “Het kon weleens gebeuren dat we bij de inkooporganisatie van NAA heel erg boos waren op een leverancier, die een uur later bij een andere Neways-werkmaatschappij werd geprezen voor zijn geweldige diensten. We wilden meer KPI-georiënteerd worden. Daarom is er besloten om per leverancier één van die Commodity Buyers bij de werkmaatschappijen aan te wijzen als Supplier Account Manager. Op het moment dat bijvoorbeeld een werkmaatschappij echt niet tevreden is over een leverancier, zal de SAM daar iets mee doen.”
Bij Neways krijgen medewerkers veel vrijheid bij het invulling geven aan hun functie en de doelstellingen die daarbij horen. “Als NPI Buyer kun je vaak zelf besluiten hoe je iets aanpakt. Bijvoorbeeld door naar een Category Manager bij de holding te stappen. Of om veel tijd te besteden aan het samenwerken met Neways Technologies. Dat is wel de vrijheid die Neways geeft. Bij grote projecten overleg je natuurlijk met je manager binnen NAA. Bijvoorbeeld over de extra drukte binnen de organisatie die je verwacht voor bepaalde collega's. Er is duidelijk sprake van een matrix. Het hele klantenteam is een Matrixorganisatie. Een Initiële Inkoper heeft daarbij ook niets te zeggen over een Operationele Inkoper, dat is een andere route. Maar ze werken wel samen. En 'wie wát wanneer' doet, is niet altijd zo belangrijk. Essentieel is hoe een project uitpakt. Er is samen een sterk gevoel van betrokkenheid.”
Een van de elementen van de functie is het begeleiden van de Contracting en het coördineren van de HLQB-commodities (High Level Qualified Buy). Klanten van Neways willen op een hoger niveau inkopen. Afnemers van complete, samengestelde elektronische kabinetten laten deze voortaan assembleren bij een geselecteerde groep samenwerkende EMS-bedrijven, die elkaar de daarvoor benodigde PCBA's en andere componenten leveren. Zo levert Neways bijvoorbeeld complexe PCBA's aan een ander productiebedrijf, die deze inbouwt in een kabinet en vervolgens levert aan de klant. Omgekeerd koopt Neways PCBA's in die bij NAA worden geassembleerd. Omdat dit een strategie is van een voor NAA belangrijke klant, is de NPI Buyer hier intensief bij betrokken. Het opzetten en bewaken van deze logistieke HLQB-keten, met de toegevoegde onderlinge leveringsafhankelijkheid, is een zorgvuldig proces.
Een kenmerk van logistiek en inkoop is natuurlijk 'het leveren op tijd'. Dat lukt niet altijd. “Dan ga je als NPI Buyer toch wel even zweten – dan loopt je project gevaar. En ga je kijken wie je kan helpen. Kun je jezelf het beste helpen, heb je zelf de beste relatie met die leverancier? Ken je de markt zelf het beste? Of is er iemand die dat beter kan? Dan ga je zoeken naar creatieve oplossingen. Bijvoorbeeld door te bellen met een fabrikant om te vragen: 'Wie heb jij het laatste geleverd?' Er kan meer zijn geleverd dan een afnemer nodig had omdat die een prijsvoordeel wilde. Dan kan er misschien een deel worden teruggehaald. Dat soort oplossingen zoek je dan deels zelf, maar worden ook zeer zeker door de inkopers in de klantenteams gezocht. Die kennen de markt door en door.” En niet altijd wordt er een oplossing gevonden. "Het kan weleen zenuwslopend zijn," zegt ze lachend, "maar het blijft een kwestie van open een eerlijk communiceren en duidelijk zijn in wat je wel en niet kunt.”